埼玉県の特別養護老人ホームが取り組む業務効率化への挑戦と成果

特別養護老人ホームの業務効率化に向けた革新

埼玉県さいたま市に本社を構える社会福祉法人元気村グループ（代表：神成裕介）が運営する特別養護老人ホーム「足立翔裕園」は、長年にわたり続いてきた紙文化や印鑑文化がもたらす業務上の課題に真摯に向き合っています。開設29年を迎えるこの施設では、多くのアナログ作業に時間を取られており、特に議事録の作成や書類の押印に関わる負担が大きな問題になっていました。そこで、業務の効率化と生産性の向上を目指して、特に注目すべき取り組み、AI記録作成ツール「noman」の導入が行われました。

業務課題の洗い出し

Footnotesの作成に関しては、外国籍職員が多数在籍しているにも関わらず、日本人職員に過度な負担がかかっているという現状があります。具体的には、議事録作成の実務が特定の職員に偏り、業務負担が増大していました。この課題を解決するためには、ただ努力を続けるだけではなく、業務の無駄を洗い出し、業務フローを見直す必要があると考えられました。

変革への方向性

取り組みでは、下記の3つのテーマを念頭に置いて改善を進めました。

1. 押印作業の手間を軽減：かかるコストや労力を削減するために、印刷や押印の必要性を精査しました。
2. 外国籍職員の参加を促進：議事録の作成に際して、全ての職員が参加できる環境を整備しました。
3. ケアプランの正確さ向上：利用者のニーズを的確に反映できるよう、システムを構築しました。

これにより、書類文化の再考とデジタル化を進め、業務効率と役割分担の平準化を目指しました。

nomanによる業務フローの革新

業務改善の具体的な内容は以下の通りです。

- 押印が本当に必要な書類の洗い出し：不要な押印を合理化するため、行政とも確認を取りながら進めました。これにより、書類の精査が行われ、重要な書類に絞ることができました。
- 印刷コストの明確化：印刷枚数やインク代などのコストを見積もり、不要な業務を削減することができました。
- AIツール「noman」の導入：「noman」は会議の内容を自動で文字起こしし、要約する機能を持っており、特定の職員が負担することなく議事録を作成できるようになりました。

改善の効果測定

改善の効果を明確にするために、以下の点を数値化しました。

- 押印にかかる時間の短縮：業務フローの見直しによって、これまで“確認→押印→返却”に必要だった作業が大幅に削減されました。
- 議事録作成時間の変動：「noman」の導入前後で時間を比較したところ、議事録作成が理解投影された時間短縮が確認できました。

この結果、会議後すぐに議事録作成が進むようになり、外国籍職員でも参加しやすい環境が整備されました。

得られた成果

取り組みを通じた成果は以下の通りです。

- 業務時間の短縮：押印書類の整理により、確認や押印にかかる時間が大幅に削減され、職員の負担が軽減されました。
- noman導入の効果：議事録作成にかかる時間が短縮され、日本人職員の負担軽減だけでなく、外国籍職員も議事録作成に参加可能になりました。
- より多くの時間がご利用者のために使える：業務の効率化によって、ご利用者と向き合う時間が増加し、より質の高いケアが実現されています。

変革の重要性

今回の事故を通じて、これまでの業務への疑問を持ch、業務改革の勇気がいかに重要であるかを確認することができました。業務改善は日々の小さな見直しの積み重ねが、未来の施設運営を形成するのです。職員が充実感を持ち、ご利用者の笑顔が増えるような環境作りのために、これからも変革を続けていきたいと考えています。