ニップンドーナツ、DX推進で経費精算業務を大幅に効率化

ニップンドーナツが導入した「Bill One経費」の影響

埼玉エリアで人気のミスタードーナツをはじめとする飲食チェーンを展開するニップンドーナツ株式会社が、Sansan株式会社の提供するクラウド経費管理サービス「Bill One経費」を導入しました。この新しいサービスにより、同社は従来の経費精算業務をオンライン化し、業務負担を大幅に軽減することに成功しました。

経費管理の課題

ニップンドーナツは関東地域に25店舗を展開しており、その経費管理の複雑さが常に課題でした。以前は、店舗での消耗品や備品の購入に際して小口現金を使用し、現金の引き出しや管理が必要でした。このため、店舗運営スタッフが現金管理に追われ、本社の管理部門でも目視での証憑確認が行われ、業務が煩雑化していました。これらの手動処理にかかる時間は膨大で、経費精算業務に月間約100時間もかかっていたといいます。

Bill One経費導入のメリット

そのような状況を改善するために、ニップンドーナツは「Bill One経費」を導入しました。このサービスでは、法人カード「Bill Oneビジネスカード」を使用することで、店舗での小口現金の使用を廃止し、経費精算をオンラインで行えるようにしました。これにより、店舗スタッフは本社への事前申請や銀行での現金引き出しが不要となり、経費精算のプロセスが大幅にスムーズになりました。

さらに、得られた支払情報はオンライン管理画面に自動で連携され、領収書はスマートフォンで撮影してアップロードするだけで済むため、紙の領収書提出や月末での報告が不要に。これらの変更により、店舗では月間70時間以上の工数を削減できると見込まれています。

本社の管理部門でも、郵便物の受け取りや領収書整理が不要になる等のメリットにより、毎月約30時間以上の業務工数を削減できる体制が整いました。こうした変革は、店舗運営にかける時間をより接客などの価値ある業務に振り向けることが可能になるため、全社的な生産性向上が期待されています。

スタッフからの反響

実際にこの新しいシステムを利用しているニップンドーナツの店舗店主は、経費精算業務がオンライン化されたことにより、繁忙期でも書類処理の時間が大幅に短縮されたと述べています。また、領収書の提出漏れを防ぐためのリマインド機能も高く評価されています。これにより、業務負担が軽減され、お客様と接する時間を増やせるようになったと話しています。

ニップンドーナツの担当者も「Bill Oneの導入により、経費精算業務が効率よく進むことで、より質の高いサービスの提供に繋がる」と期待を寄せています。今後も、このシステムを更に活用し、店舗環境の改善に取り組んでいく方針が示されています。